Phương pháp Kanban là gì? Hướng dẫn áp dụng Kanban hiệu quả

Phương pháp Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan được sử dụng ưa chuộng hiện nay. Bạn có thể sử dụng Kanban cho bất kỳ loại công việc nào, từ dự án cá nhân đến dự án nhóm lớn. Vậy phương pháp Kanban là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết sau

1. Phương pháp Kanban là gì?

Phương pháp Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan giúp bạn tăng năng suất, cải thiện chất lượng và tăng cường sự cộng tác. Phương pháp này sử dụng bảng Kanban để theo dõi tiến độ công việc, giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng và hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Kanban được phát triển bởi Taiichi Ohno vào những năm 1940 tại Toyota, một công ty sản xuất ô tô Nhật Bản. Kanban được lấy cảm hứng từ hệ thống “siêu thị” của Mỹ, nơi các sản phẩm được bổ sung khi cần thiết và không tồn kho quá nhiều.

Dưới đây là một số mốc thời gian quan trọng trong lịch sử phát triển của Kanban:

• 1940: Taiichi Ohno phát triển hệ thống Kanban tại Toyota.
• 1958: Toyota xuất bản cuốn sách “Toyota Production System”, giới thiệu hệ thống Kanban.
• 1980: Kanban bắt đầu được áp dụng trong các lĩnh vực khác ngoài sản xuất, bao gồm phát triển phần mềm và quản lý dự án.
• 2000: Kanban trở nên phổ biến rộng rãi với sự ra đời của các công cụ Kanban trực tuyến.

Ngày nay, Kanban được sử dụng bởi các tổ chức thuộc mọi quy mô và ngành nghề trên khắp thế giới.

2. Nguyên lý của phương pháp Kanban

Kanban là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả có thể được áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau được dựa trên 5 nguyên tắc cốt lõi:

Hình dung công việc

• Bảng Kanban thường được chia thành các cột, mỗi cột đại diện cho một trạng thái khác nhau của công việc (ví dụ: “To-do”, “Doing”, “Done”).
• Bảng Kanban có thể được sử dụng cho cả dự án cá nhân và nhóm.

Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP)

• Giới hạn WIP giúp tập trung vào việc hoàn thành các công việc quan trọng trước.
• Giới hạn WIP cũng giúp giảm thiểu lãng phí thời gian và tài nguyên.

Quản lý luồng công việc

• Theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo rằng công việc được di chuyển trơn tru qua các giai đoạn khác nhau.
• Xác định và loại bỏ các chướng ngại vật cản trở luồng công việc.

Làm rõ các chính sách rõ ràng

• Thiết lập các quy tắc rõ ràng về cách thức hoạt động của hệ thống Kanban.
• Các chính sách này nên được ghi chép lại và dễ dàng truy cập.

Cải tiến liên tục

• Thường xuyên xem xét và cải thiện quy trình làm việc.
• Khuyến khích mọi người trong nhóm tham gia vào quá trình cải tiến.

3. Lợi ích khi sử dụng phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban mang lại nhiều lợi ích cho các cá nhân, nhóm và tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích tiêu biểu:

Tăng năng suất

• Giúp tập trung vào việc hoàn thành công việc và giảm thiểu lãng phí thời gian.
• Giới hạn số lượng công việc đang thực hiện giúp tránh tình trạng quá tải và trì hoãn.
• Nhìn nhận trực quan luồng công việc giúp xác định các điểm nghẽn và cải thiện hiệu quả.

Cải thiện chất lượng

• Tăng khả năng phát hiện và sửa lỗi sớm hơn.
• Khuyến khích việc kiểm tra và đo lường chất lượng thường xuyên.
• Tạo môi trường làm việc tập trung vào việc hoàn thành công việc đúng hạn và đạt chất lượng cao.

Tăng cường khả năng hiển thị

• Giúp mọi người trong nhóm hiểu rõ tiến độ công việc.
• Tạo sự minh bạch và thông tin liên lạc hiệu quả giữa các thành viên nhóm.
• Giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi tiến độ dự án.

Tăng cường sự cộng tác

• Khuyến khích giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên nhóm.
• Tạo môi trường làm việc cởi mở và chia sẻ thông tin.
• Giúp xây dựng tinh thần trách nhiệm chung và thúc đẩy tinh thần đồng đội.

Linh hoạt và dễ áp dụng

• Kanban là một phương pháp đơn giản và dễ hiểu.
• Có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau, từ phát triển phần mềm đến quản lý dự án và công việc cá nhân.
• Có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể của từng tổ chức.

Nhìn chung, Kanban là một phương pháp hiệu quả giúp cải thiện hiệu quả công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm và thúc đẩy tinh thần cộng tác trong nhóm.

4. Cách ứng dụng Kanban trong quản lý công việc

Dưới đây là các bước để áp dụng Kanban trong quản lý công việc:

Xác định quy trình làm việc của bạn

• Liệt kê các bước cần thiết để hoàn thành một công việc.
• Xác định các trạng thái khác nhau của công việc (ví dụ: “To-do”, “Doing”, “Done”).

Tạo bảng Kanban

• Vẽ bảng Kanban trên bảng trắng, giấy hoặc sử dụng công cụ trực tuyến.
• Chia bảng thành các cột, mỗi cột đại diện cho một trạng thái của công việc.

Viết ra các nhiệm vụ

• Viết ra các nhiệm vụ cần thực hiện trên các thẻ hoặc ghi chú.
• Gắn thẻ lên các cột tương ứng với trạng thái của công việc.

Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP)

• Xác định số lượng công việc tối đa có thể thực hiện đồng thời cho mỗi cột.
• Khi một cột đã đầy, hãy tạm dừng các nhiệm vụ mới cho đến khi có chỗ trống.

Di chuyển công việc

• Di chuyển các thẻ qua các cột khi công việc tiến triển.
• Cập nhật bảng Kanban thường xuyên để phản ánh tiến độ công việc.

Xem xét và cải tiến

• Thường xuyên xem xét quy trình Kanban của bạn.
• Xác định các điểm nghẽn và tìm cách cải thiện hiệu quả.
• Khuyến khích mọi người trong nhóm tham gia vào quá trình cải tiến.

Kanban là một phương pháp linh hoạt và dễ áp dụng có thể giúp bạn cải thiện năng suất, chất lượng và sự cộng tác trong công việc. Hãy áp dụng thử phương pháp Kanban và xem nó có thể giúp bạn cải thiện công việc của mình như thế nào.

>>> Xem thêm: Quy trình 5S là gì? các bước thực hiện 5S