PO là gì? PO là một khái niệm không còn xa lạ gì đối với các tổ chức và doanh nghiệp. Vậy vì sao các doanh nghiệp cần sử dụng PO? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau để giải đáp được vấn đề này nhé.

1. PO là gì?

PO (Purchase Order) là một thuật ngữ dùng để nói về đơn đặt hàng. Là loại tài liệu ủy quyền mua hàng được gửi từ người mua đến nhà cung cấp. Là một loại hợp đồng có giá trị thương mại ràng buộc để mua hàng hóa và dịch vụ.

Đơn đặt hàng PO phải bao gồm những thông tin liên quan đến giao dịch kinh doanh. Ví dụ: giá trên mỗi đơn vị do người mua và người bán thỏa thuận, số lượng hàng đặt mua, kiểu dáng, màu sắc,…

Nhiều đơn đặt hàng bao gồm cả yêu cầu thanh toán và vận chuyển. Để theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai trùng khớp với hồ sơ thanh toán, mỗi đơn hàng sẽ được cung cấp một số duy nhất được gọi là mã hàng.

Hai dạng PO được doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất hiện nay là PO điện tử và PO phi điện tử.

PO là gì?
PO là gì?

2. Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng PO?

PO là một chứng từ quan trọng, có ý nghĩa với một doanh nghiệp, được dùng là tài liệu để kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng.

PO giúp người mua hàng làm rõ yêu cầu và mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức.

Cho dù doanh nghiệp bạn đang có quy mô nhỏ hay lớn, thì việc sử dụng PO cũng đều giúp quản lý đơn hàng dễ dàng hơn:

  • PO cho phép khách hàng thông báo yêu cầu đến nhà cung cấp để cùng xem xét đề xuất bởi cả hai bên. Khách hàng dựa vào đây có thể khiếu nại nếu như đơn hàng không được giao như cam kết.
  • Việc quản lý đơn hàng được đơn giản hóa.
  • Tổ chức dễ dàng quản lý ngân sách hơn, khi một đơn PO được đặt chi phí sẽ được tính ngay vào ngân sách công ty.
  • Việc thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn đáng kể với các PO.

Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng PO?

3. Nội dung chính của PO

Để đảm bảo  tính rõ ràng, đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hóa như: đơn giá, số lượng hàng, thanh toán, điều kiện giao hàng, thời hạn, bao bì, cam kết,…

Mỗi PO sẽ có thông tin trình bày khác nhau, tùy thuộc vào người mua, người bán, từng doanh nghiệp, tổ chức. Nhưng một PO cơ bản sẽ gồm các yếu tố sau:

  • Number and date (số và ngày)
  • Seller/Buyer : Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán)
  • Quantity (số lượng)
  • Unit price (đơn giá)
  • Payment terms (điều kiện thanh toán)
  • Special instruction (discount, FOC…)
  • Incorterms (điều kiện giao hàng)
  • Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa)
  • Total amount (giá trị hợp đồng)
  • Specifications/Quality(phẩm cấp, thông số kỹ thuật)
  • Signature (chữ ký).
Nội dung chính của PO
Các mẫu PO phổ biến

4. Quy trình sử dụng PO

Thông thường quy trình sử dụng PO sẽ bao gồm các bước như sau:

  • Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và mua một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó cho doanh nghiệp.
  • Bước 2: Mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
  • Bước 3: Bên bán hàng nhận PO và xác nhận với bên mua hàng là có đáp ứng được điều kiện đặt hàng không. Nếu bên bán không đáp ứng được nhu cầu bên mua thì PO sẽ bị hủy.
  • Bước 4: Nếu như bên bán đồng ý với những thỏa thuận thì bên mua sẽ chuẩn bị đơn hàng dựa trên số lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo cung cấp đầy đủ số hàng theo tiến độ.
  • Bước 5: Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị vận tải thứ 3 cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng gửi đến.
  • Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng, trong đó sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng.
  • Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán.

Quy trình sử dụng PO

5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

Việc sử dụng PO đúng cách là để hạn chế tối đa những rủi ro có thể diễn ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

  • Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng, hồ sơ nhà cung cấp phải đảm bảo rõ ràng, dễ tiếp cận. Việc này giúp lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng và chính xác hơn.
  • Hạn chế những chi phí liên quan đến ngân hàng bằng việc sử dụng dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho, phân loại sản phẩm, tách các khoản mua thành nhiều mục.
  • Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. Để ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu và tránh trùng lặp đơn hàng.
  • Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng.
  • Lưu trữ và quản lý hồ sơ đúng cách để hạn chế thất thoát, đảm bảo tính bảo mật cho các chứng từ.
  • Quy trình hủy đơn hàng cần rõ ràng, khi PO bị hủy cần có một văn bản chính thức gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt.
  • PO bị hủy cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan.

Ngày nay, các phầm mềm quản lý bán hàng đều có tính năng này, xử lý đơn đặt hàng và đơn nhập hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Phần mềm cung cấp cho doanh nghiệp những báo cáo đầy đủ nhất, quản lý chi tiết toàn bộ nhà cung cấp và công nợ để tính toán và thành toán chi phí nhập hàng đúng hạn. Từ đó lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

6. Sự khác nhau giữa invoice và PO là gì?

Trước tiên, chúng ta sẽ nói sơ qua về invoice để các bạn dễ hình dung hơn:

“ Invoice còn được gọi là hóa đơn bản hàng, là chứng từ được dùng để mua và bán sản phẩm.”

Thường người dùng hay nhầm lẫn giữa PO và invoice, nhưng thực chất chúng lại là hai thành phần riêng biệt. Bạn có thể dựa theo những vấn đề sau để phân biệt chúng:

  • Khi đặt mua một sản phẩm hoặc dịch vụ thì người mua sẽ tạo đơn đặt hàng (PO). Còn người bán hàng sẽ tạo hóa đơn để ghi lại giao dịch mua bán để thu tiền các mặt hàng đã xuất đi.
  • Người bán nhận đơn hàng (PO) và người mua nhận được hóa đơn (invoice).
  • Khi người mua cần mua hàng thì một PO sẽ được tạo, sau khi mua hàng thành công thì một hóa đơn sẽ được tạo.
  • PO thường xuyên yêu cầu làm rõ những nội dung bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Còn hóa đơn thường chỉ được sử dụng để xác nhận việc bán hàng và lưu giữ tài liệu cho thủ tục thanh toán.

Sự khác nhau giữa invoice và PO là gì?

>>> Xem thêm: CO là gì? Tại sao cần CO khi xuất hàng hóa?

Hotline : 0869.01.60.60