English
Phần mềm quản trị doanh nghiệp đang là một công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp đã không còn xa lạ gì nữa. Bất kể doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều cần đến. Vậy hãy cùng tìm hiểu những ưu điểm và nhược điểm của phần mềm quản trị doanh nghiệp qua bài viết sau nhé
Khái quát về phần mềm quản trị doanh nghiệp
1. Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì?
Phần mềm quản trị doanh nghiệp đang là cánh tay phải đắc lực của các doanh nghiệp, chúng bao gồm tất cả phần mềm thuộc về quản trị kinh doanh. Phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp quản lý, kiểm soát được mọi hoạt động kinh doanh và sản xuất của mình. Theo dõi cặn kẽ các hoạt động từ giai đoạn lên kế hoạch, sản xuất, mua hàng, bán hàng đến quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý khách hàng,…
Phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp ích rất nhiều cho một doanh nghiệp, việc quản lý mọi thứu dễ dàng giúp cho việc kinh doanh trở nên gọn gàng hơn, tiết kiệm được thời gian và nguồn lực, tăng năng suất trong kinh doanh lẫn sản xuất.
Các phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn thật nhất về tình hình của mình qua các mô hình dữ liệu. Giúp các nhân viên nắm bắt được các thông tin về quản lý, tổ chức và kế hoạch.
2. Những yếu tố cần có của một phần mềm quản trị doanh nghiệp
Quản lý bán hàng: quản lý các chính sách giá, chiết khấu, kiểm tra các hạn mức công nợ, số lượng hàng hóa theo đơn hàng, kiểm soát giao hàng,… Theo dõi doanh số theo đơn hàng và thống kê từ các kênh đa chiều.
Quản lý mua hàng: so sánh giá của nhiều nhà cung cấp, quản lý chính sách giá và chiết khấu của bên cung cấp, mua hàng nhập khẩu, mua theo hợp đồng,… Tích hợp và đồng bộ dữ liệu với các phân hệ khác.
Quản lý kho: Thống kê tình trạng xuất nhập hàng, quản lý mặt hàng, kiểm soát lô hàng, thiết lập chế độ thực nhận, thực xuất khi nhập và xuất kho,…
Quản lý sản xuất: theo dõi và quản lý quá trình sản xuất cộng với tính năng lên lệch sản xuất, tích hợp với các phương pháp quản lý đơn hàng tự động tính chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. giúp liên kết với bộ phận quản lý kho để xuất và nhập hàng.
Quản lý tài chính kế toán:
- Kế toán tài chính: cung cấp đầy đủ số sách, chứng từ, thiết lập công nợ cho từng khách hàng và nhà cung cấp. Cập nhật dữ liệu đa lớp: dữ liệu nội bộ, thuế, dự toán, chiết khấu, chênh lệch tỉ giá,…
- Kế toán giá thành: nhập kho thành phẩm, thiết lập đối tượng tính giá thành theo thực tế, khai báo cuối kỳ,… giá thành sẽ được cập nhật tự động cho thành phẩm nhập kho.
Báo cáo quản trị: Cho phép người dùng xây dựng các báo cáo quản trị phức tạp dưới dạng các báo cáo dựng sẵn trên nền excel, truy xuất nhanh gọn các cơ sở dữ liệu. Một số dạng báo cáo thường gặp là: báo cáo lưu chuyển tiền, báo cáo lãi theo bộ phận, báo cáo theo kết quả kinh doanh,…
Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm quản trị doanh nghiệp
1. Ưu điểm
Phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể hợp nhất và quản lý dữ liệu giữa các phòng ban. Xây dựng một cổng thông tin hợp nhất, đem đến một hệ thống phần mềm tổng thể, nhân sự chỉ cần làm việc và nhập thông tin trên một phần mềm duy nhất. Chính vì thế toàn thể nhân viên cũng có thể dễ dàng xem số liệu và nắm bắt mục tiêu công việc.
Nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nhân viên, là phương pháp hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo trong vấn đề quản lý và giám sát đội ngũ nhân sự mà không cần phải giám sát trực tiếp. Thông qua phần mềm còn có thể đánh giá được năng lực cho nhân viên cũng như mức độ đóng góp của từng cá nhân.
Giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất bằng cách kết nối toàn bộ hệ thống quản trị doanh nghiệp thành một khối thống nhất liên kết các dữ liệu với nhau. Làm giảm bớt các sai sót trong quy trình nhập, tra cứu và đối chiếu dữ liệu. Các dữ liệu có độ chính xác và tính minh bạch cao, tăng hiệu quả trong quá trình quản lý và vận hành. Hạn chế các rủi ro như đánh cắp dữ liệu, đảm bảo an toàn cho dữ liệu thông tin.
Giúp quản lý thông tin tài chính, mọi thứ liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp tại một nơi. Khi con số có sự thay đổi, các thông tin liên quan sẽ tự động tính toán và hiển thị cho trùng khớp, hạn chế được tiêu cực trong vấn đề tài chính.
2. Nhược điểm
Chi phí đầu tư lớn: đây chắc hẳn là rào cản lớn nhất đối với các doanh nghiệp hiện nay. Ở được ngoài các phần mềm này đã quá phổ biến, tuy nhiên đối với Việt Nam các doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn chưa thể đầu tư theo kịp. Ngoài ra trong quá trình khu sử dụng còn phát sinh khá nhiều chi phí như nâng cấp công nghệ mới, đào tạo nhân sự sau mỗi lần nâng cấp, nâng cấp phần cứng,…
Tốc độ triển khai kéo dài: Các phần mềm được viết theo yêu cầu cần phải có thời gian triển khai từ 1-3 năm, trải qua rất nhiều giai đoạn để hoàn thiện. Nhiều doanh nghiệp lớn còn có thể mất đến 5 năm.
Dễ gây gián đoạn sản xuất, kinh doanh: phần mềm đã thống nhất các dữ liệu và bộ phận vào chung một khối thống nhất. Điều này cũng vì thế mà bị ảnh hưởng ít nhiều, khi một công đoạn bị tắc nghẽn sẽ kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quá trình phía sau.
Khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi: công nghệ 4.0 luôn thay đổi không ngừng, việc này khiến cho các phần mềm phải liên tục nâng cấp để theo kịp với công nghệ.
Yếu tố con người: nhân sự cần phải thay đổi quy trình làm việc để thích ứng với phần mềm nên đòi hỏi nhân sự phải có trình độ và kỹ năng làm việc trên phần mềm.