English
Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp đang là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp trắc trở nhất. Đối với những doanh nghiệp lớn thì quá trình chuyển đổi sẽ dễ hơn, tuy nhiên với các doanh nghiệp vừa và nhỏ họ phải thật thận trọng và kỹ càng hơn trong từng bước đi. Dưới đây là quy trình chuyển đổi số cơ bản nhất cho các doanh nghiệp, hãy cùng tham khảo nhé.
1. Yếu tố quan trọng trong quy trình chuyển đổi số
Qúa trình chuyển đổi số sẽ trải qua 3 giai đoạn là Digitization (số hóa), Digitalization (xây dựng mô hình hoạt động mới dựa trên công nghệ số), Digital transformation (chuyển đổi số).
Muốn quá trình chuyển đối số thành công thì đây là 3 yếu tố mà bạn phải thực hiện và kết hợp chúng:
- Số hóa là quá trình chuyển dữ liệu analog thành dữ liệu số bằng một trong hai phương pháp là thủ công do người nhập vào hoặc sử dụng IoT tự động.
- Xây dựng mô hình hoạt động mới dựa trên công nghệ số là quá trình hình thành các quy trình sản xuất mới dựa trên những khả năng mới mà kết quả xử lý dữ liệu đã số hóa mang lại.
- Chuyển đổi số là chuyển từ cách làm việc theo quy trình cũ sang quy trình mới này. Quá trình này kéo theo sự thay đổi toàn diện về mọi mặt: quy trình sản xuất, hạ tầng, chính sách, con người, thói quen, văn hóa doanh nghiệp, các mối quan hệ,…
2. Quy trình triển khai chuyển đổi số vào doanh nghiệp
Bước 1: đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp
Đầu tiên trong quy trình chuyển đổi số là việc nhìn nhận và đánh giá lại doanh nghiệp của mình trên mọi mặt như nhân lực, tài chính, công nghệ và văn hóa doanh nghiệ,… Những khảo sát, tổng hợp dữ liệu và quan sát thực tế sẽ cho thấy mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Việc đánh giá phải trả lời được những câu hỏi:
- Công ty có khả năng thích nghi được với những sự thay đổi hay không?
- Mức độ thích ứng với chuyển đổi số của công ty đến đâu?
- Cần thay đổi và cải thiện điều gì để chuyển đổi số thuận lợi?
Xác định được câu trả lời trên thì ban lãnh đạo sẽ đặt ra các mục tiêu khi chuyển đổi số. Những mục tiêu này phải khả thi, phù hợp với nguồn lực và những gì doanh nghiệp có thể nâng cao, cải thiện được.
Đồng thời, việc đặt ra mục tiêu, tầm nhìn của công ty cũng phải cụ thể, rõ ràng để có định hướng cho kế hoạch chuyển đổi số.
Bước 2: Lập kế hoạch và chiến lược thực hiện
Sau khi đã xác định được tình trạng, mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp, biết được những phương diện mình tốt hay những phương diện còn yếu kém. Sau đó đưa ra một kế hoạch phù rõ ràng và phù hợp cho doanh nghiệp.
Trong kế hoạch sẽ gồm có những công việc cần làm, thời gian thực hiện công việc đó, và những kết quả dự đoán,… Tất cả công việc phải chi tiết, rõ ràng để dễ dàng thực hiện.
Khi đã có kế hoạch cụ thể thì bước tiếp theo là xác định chiến lược để thực hiện mục tiêu. Để xây dựng chiến lược tốt cần tham khảo các tài liệu, thống kê hoặc kinh nghiệm từ các doanh nghiệp đã thành công trong chuyển đổi số.
Sau đó, doanh nghiệp sẽ dựa vào nền tảng, mục tiêu và đặc thù riêng biệt của mình để đưa ra chiến lược phù hợp.
Bước 3: Số hóa các tài liệu, quy trình
Tất cả các tài liệu của doanh nghiệp thường lưu trữ trên giấy cần được chuyển hóa thành định dạng kĩ thuật số và có thể lưu trữ tài liệu trên Cloud. Việc làm này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lí và tìm kiếm được dữ liệu khi cần, ngoài ra còn tăng thêm độ bảo mật của tài liệu.
Tiếp theo là chuyển đổi số hóa các quy trình hoạt động trong công ty, quy trình của doanh nghiệp được chia thành: quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Số hóa quy trình sẽ tiết kiệm thời gian làm việc và giải quyết vấn đề, giảm thiểu chi phí nhân sự và tăng năng suất xử lí công việc,…
Thêm vào đó, quy trình làm việc với khách hàng được số hóa cũng sẽ dễ dàng hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng. Từ đó sẽ làm tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Bước 4: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực
Yếu tố con người vẫn đóng vai trò chính trong chuyển đổi số. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần có nguồn nhân lực chất lượng cao với kiến thức chuyên môn chắc chắn và tư tưởng mở, luôn sẵn sàng thay đổi.
Trong quá tình này, doanh nghiệp cần tổ chức để đào tạo cách làm việc khoa học, hiệu quả và linh hoạt để nhân viên có thể thích ứng được với chuyển đổi số.
Ngoài ra, môi trường làm việc và văn hóa làm việc của doanh nghiệp phải phù hợp, cởi mở để dễ dàng áp dụng chuyển đổi số.
Bước 5: Áp dụng công nghệ mới, cải tiến
Việc áp dụng công nghệ mới phải được chuẩn bị và thực hiện một cách kĩ lưỡng và toàn diện. Bởi vì các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc xây dựng hạ tầng công nghệ để phục vụ quá trình chuyển đổi số.
Trong bối cảnh hiện nay, các nền tảng công nghệ phục vụ cho chuyển đổi số ngày càng nhiều và tối ưu hơn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn nên chú trọng trong việc xem xét, tìm hiểu và đưa ra lựa chọn phù hợp và có hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của mình.
Nếu lựa chọn không chính xác sẽ khiến nhân viên không thể áp dụng và phát huy hiệu quả của nền tảng công nghệ đó. Việc chuyển đổi số từ đó có nguy cơ thất bại hoặc khó khăn hơn rất nhiều.
Bước 6: Đánh giá và cải thiện
Sau khi thực hiện 5 bước trên, doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá lại quá trình và kết quả của nó. Việc đánh giá này phải trả lời được các câu hỏi:
- Cách chuyển đổi hóa đang thực hiện có đem lại thay đổi tích cực trong cả nội bộ doanh nghiệp và khách hàng không?
- Kết quả đó có đạt được như trong kế hoạch đã đề ra hay không?
- Cần thay đổi hay cải thiện điểm nào để chuyển đổi số đem lại hiệu quả cao hơn?
Từ đó, doanh nghiệp sẽ vạch ra những việc cần làm để nâng cao chất lượng chuyển đổi số.
>>> Xem thêm: Chuyển đổi số là gì? Vì sao phải chuyển đổi số