English
Value Stream Mapping
1. VSM là gì?
Value Stream Mapping (VSM) hay Sơ đồ chuỗi giá trị là một công cụ quản lý tinh gọn (Lean Management) được sử dụng để phân tích và cải tiến quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. VSM giúp doanh nghiệp xác định các hoạt động tạo giá trị và loại bỏ các hoạt động lãng phí, từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất.
VSM được phát triển bởi James Womack và Daniel Jones vào đầu những năm 1990 dựa trên Lean Thinking (Tư duy tinh gọn) của Toyota.
- 1990: Womack và Jones xuất bản sách The Machine that Changed the World, giới thiệu Lean Thinking.
- 1992: Womack và Jones thành lập Lean Enterprise Institute.
- 1995: Cuốn sách Seeing the Whole của Mike Rother giới thiệu cách thức sử dụng VSM.
- 2000: VSM được áp dụng rộng rãi.
- 2010: VSM được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như dịch vụ, hành chính công.
Ngày nay VSM là công cụ hiệu quả để cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả, giảm chi phí, cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ và tăng khả năng cạnh tranh.
2. Ưu điểm của VSM
VSM hay Sơ đồ chuỗi giá trị mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
Nâng cao hiệu quả
VSM giúp xác định và loại bỏ các hoạt động lãng phí, từ đó tăng hiệu quả và năng suất.
Ví dụ: VSM giúp doanh nghiệp xác định thời gian chờ đợi quá mức trong quy trình sản xuất và tìm cách giảm thiểu thời gian chờ đợi.
Giảm chi phí
VSM giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
Ví dụ: VSM giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc sử dụng nguyên vật liệu, năng lượng và nhân công.
Cải thiện chất lượng
VSM giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Ví dụ: VSM giúp doanh nghiệp xác định các lỗi trong quy trình sản xuất và tìm cách khắc phục các lỗi này.
Tăng khả năng cạnh tranh
VSM giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Ví dụ: VSM giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm/dịch vụ và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Linh hoạt và dễ sử dụng
VSM là một công cụ tương đối dễ sử dụng có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Doanh nghiệp có thể sử dụng VSM để cải tiến quy trình sản xuất, quy trình cung cấp dịch vụ, quy trình giải quyết thủ tục hành chính…
Tăng cường tinh thần đồng đội
VSM giúp tăng cường tinh thần đồng đội trong doanh nghiệp. Khi cùng nhau lập sơ đồ VSM, nhân viên sẽ có cơ hội hiểu rõ hơn về quy trình và cùng nhau tìm ra giải pháp để cải tiến quy trình.
3. Các bước lập VSM (Bản đồ chuỗi giá trị)
Bước 1: Xác định mục tiêu
Xác định lý do lập VSM:
- Cải thiện hiệu quả, giảm chi phí, tăng năng suất,…
- Xác định các vấn đề tồn tại trong chuỗi giá trị.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Xác định phạm vi VSM:
- Sản phẩm/dịch vụ cụ thể, quy trình nào cần cải thiện.
- Có thể lập VSM cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc một phần.
Bước 2: Xác định giới hạn
Xác định điểm bắt đầu và kết thúc của chuỗi giá trị.
- Điểm bắt đầu: Khi khách hàng đặt hàng hoặc nguyên liệu đầu vào.
- Điểm kết thúc: Khi khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ.
Xác định các phân đoạn/công đoạn chính trong chuỗi giá trị.
Phân chia theo quy trình, bộ phận, chức năng,… Ví dụ: Nhập nguyên liệu, sản xuất, kiểm tra, đóng gói, vận chuyển,…
Bước 3: Tạo nhóm làm việc
Tạo nhóm làm việc và phân công cho nhiệm vụ cho từng thành viên liên quan đến chuỗi giá trị.
- Sản xuất, kinh doanh, marketing, tài chính,…
- Cần có người có kinh nghiệm về VSM và Lean Manufacturing.
Bước 4: Thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu về thời gian, chi phí, chất lượng cho từng công đoạn và nhu cầu khách hàng, thị trường. Sử dụng các phương pháp như:
- Quan sát trực tiếp.
- Phỏng vấn các thành viên tham gia vào chuỗi giá trị.
- Phân tích dữ liệu lịch sử.
Bước 5: Vẽ biểu đồ hiện tại (Current State Map)
Sử dụng ký hiệu VSM để mô tả, ghi chú thời gian, chi phí, chất lượng cho các công đoạn, dòng chảy vật liệu và thông tin. Ví dụ:
- Hình vuông: Hoạt động tạo giá trị.
- Hình tam giác: Hoạt động không tạo giá trị.
- Mũi tên: Dòng chảy vật liệu.
- Đường nét đứt: Dòng chảy thông tin.
Bước 6: Xác định lãng phí
Phân tích biểu đồ hiện tại để xác định các hoạt động lãng phí (7 loại lãng phí) và đánh giá mức độ ảnh hưởng:
- Lãng phí vận chuyển.
- Lãng phí tồn kho.
- Lãng phí di chuyển.
- Lãng phí chờ đợi.
- Lãng phí sản xuất quá mức.
- Lãng phí sửa chữa.
- Lãng phí do lãng phí tài năng.
Bước 7: Tạo biểu đồ mục tiêu (Future State Map)
Thiết kế chuỗi giá trị lý tưởng, loại bỏ lãng phí bằng cách áp dụng các nguyên tắc Lean Manufacturing. Ví dụ:
- Sắp xếp lại các công đoạn theo thứ tự hợp lý.
- Loại bỏ các hoạt động không tạo giá trị.
- Tích hợp các công đoạn.
- Xác định các hoạt động cần cải tiến hoặc loại bỏ.
Bước 8: Phát triển kế hoạch hành động
Lập kế hoạch cụ thể để thực hiện các cải tiến và phân bổ ngân sách hợp lý cho các hoạt động:
- Xác định mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn (SMART).
- Xác định nguồn lực, thời gian, trách nhiệm cho từng hoạt động.
Bước 9: Thực hiện kế hoạch và theo dõi kết quả
Triển khai các cải tiến theo kế hoạch.
- Đào tạo nhân viên về các quy trình mới.
- Theo dõi tiến độ thực hiện và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các cải tiến.
Sử dụng các chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả.
Bước 10: Tiếp tục cải tiến
VSM là một quá trình liên tục, cần thường xuyên xem xét và cải tiến chuỗi giá trị.
- Định kỳ cập nhật biểu đồ VSM.
- Tìm kiếm các cơ hội cải tiến mới.
>>> Xem thêm: Phương pháp Kanban là gì? Hướng dẫn áp dụng Kanban hiệu quả